SwingService, l’application de gestion
des interventions des techniciens

Une équipe technique plus efficace

De la planification de la visite au rapport d’intervention, notre application mobile accompagne vos techniciens à chaque moment de leurs quotidiens.

SwingService partage avec les techniciens les données essentielles de l’ERP ou de la GMAO.
Le technicien peut les enrichir dans le but d’améliorer le suivi et le service client ou encore valoriser précisément le parc équipements des clients.

Les équipes techniques sont aussi mieux organisées.
Le manager définit un planning prévisionnel pour chaque technicien. Ces derniers ont leur feuille de route et peuvent créer de nouvelles interventions sur le terrain.

Organisez l’activité de maintenance

Plannings mieux coordonnés

Planifier les interventions des techniciens est une tâche complexe sans outils collaboratifs et mobiles. Pour organiser de façon optimale leurs activités, il convient de disposer d’une vue exhaustive de leurs agendas.

La plateforme web de SwingService est entièrement adaptée à cette problématique de planification. Elle s’interface avec la version mobile de l’application ainsi qu’avec le reste du système d’information pour récolter toutes les données relatives à la gestion du planning. Ainsi, vos collaborateurs en charge de la coordination des interventions peuvent accéder à l’agenda professionnel de chaque intervenant : interventions planifiées, congés, arrêts maladie, déplacements, etc.

gestion des temps swingservice

Gestion des temps

Une vue exhaustive des interventions

La feuille de route de notre solution mobile SwingService offre à chaque technicien une vue 360° de ses interventions pour la journée, la semaine ou une autre période donnée. Toujours depuis cet espace, vous disposez d’un accès direct à la cartographie, qui vous permettra de géolocaliser chacun des clients à visiter. Comme SwingService s’interface avec votre application de navigation, l’adresse exacte est envoyée à votre GPS qui vous guidera jusqu’à la destination.

 

Saisie des temps

La journée des techniciens nomades se passe souvent en dehors du bureau. Pour permettre aux superviseurs de contrôler l’évolution des interventions, ils déclarent leurs temps; une tâche administrative qui peut s’avérer chronophage.

Avec notre application de gestion des interventions, vos collaborateurs peuvent détailler en un instant leurs temps passés en déplacement, chez le client ou en pause.

Pour faciliter cette tâche, SwingService s’occupe de calculer les temps et transférer l’information vers l’ERP où celle-ci est diffusée auprès des services compétents. Cette méthode simplifiée permet non seulement de suivre la productivité de ses collaborateurs, mais aussi de justifier la facturation d’une intervention.

Toutes les étapes des interventions facilitées

Un accès immédiat aux données de votre ERP et outil SAV

Véritable solution opérationnelle, SwingService offre tous les outils nécessaires aux techniciens nomades pour assurer une gestion complète de leurs activités depuis smartphone, tablette ou PC portable.

Facilement et en quelques clics, les intervenants nomades peuvent consulter les informations relatives à la demande du client ou au client lui-même : les détails de son contrat pour estimer la prise en charge en garantie des pièces et prestations, le schéma technique de l’équipement à réparer, les dernières mesures saisies, etc. Entièrement intégrée au système d’information de la société (ERP, GMAO), cette application de gestion des interventions extrait tout le data nécessaire à distance et à tout moment.

Dans un seul et unique espace de l’application, ils retrouvent les pièces prévues et consommées, les mesures antérieurement prises, les scans des équipements, etc.

Avec SwingService, les techniciens ont également la possibilité de prendre une photo de l’équipement avant et après l’intervention. L’image est ensuite rattachée à la fiche de l’équipement et peut servir, si besoin, comme preuve du travail réalisé.

A la fin de chaque intervention

Traitement simplifié des bons d’intervention

Chaque opération se termine avec un bon d’intervention qui, dans le cas de SwingService, est automatiquement généré en fonction des prestations effectuées. Le document prend en compte les temps passés, les services réalisés, les pièces changées, les relevés de compteur, … Il n’est plus nécessaire de ressaisir ces éléments et  de perdre du temps, votre application de gestion des interventions s’occupe de tout ! Vous n’avez qu’à faire signer le bon d‘intervention au client et à valider l’édition du document.

Avant de partir, le technicien peut procéder à l’encaissement partiel ou complet du client – encore une opération qui est entièrement gérée par son outil mobile de GMAO.

bon intervention swingservice

Faciliter la gestion des équipements/stocks

Suivre le parc d’équipements

Véritable outil de pilotage, SwingService permet de programmer l’ajout d’équipements en fonction des typologies d’intervention. Le technicien peut ensuite compléter la liste des équipements sur lesquels il est intervenu.

Depuis le terrain, il va également saisir des mesures telles que le taux d’humidité ou encore le taux de propreté. Les valeurs sont enregistrées et peuvent servir lors d’une prochaine visite pour comparer et effectuer un diagnostic rapide.

Il est également possible d’attacher des diagnostics à l’intervention pour enrichir l’historique de l’équipement et faciliter les prochaines interventions.

Grâce à cette application de gestion d’intervention, vos techniciens de maintenance suivent efficacement le parc d’équipements de vos clients. Ils gagnent en efficacité lors de chaque visite parce qu’ils peuvent contrôler le fonctionnement du matériel et comparer sa performance avec celle de la période précédente.

A noter qu’en cas d’installation d’un nouvel équipement, SwingService ajoute automatiquement la machine au parc existant.

liste stocks vehicule swingservice

Optimiser les mouvements de stocks

Visibilité absolue

Les techniciens nomades embarquent souvent des pièces de rechange dans leurs véhicules.

Pour éviter de revenir chez le client, SwingService optimise la gestion des stocks dans les véhicules des techniciens. Les équipes en charge des réapprovisionnements peuvent ainsi consulter les stocks de chaque véhicule pour anticiper le renouvellement.

En cas de changement de voiture, son CRM Maintenance est capable d’effectuer le transfert des articles embarqués ; une opération qui est quasi immédiatement communiquée au siège.

Suivre les interventions en temps réel

Pilotez l’activité et vos équipes

Les techniciens équipés de cette application de gestion des interventions renseignent chaque action réalisée dans la journée. Les  managers ont alors la possibilité de piloter l’activité de chaque technicien.

A tout moment, ils peuvent vérifier le planning de leurs équipes pour s’assurer que les interventions planifiées seront prises en charge.

Un technicien vient d’être blessé sur le terrain ! Les collaborateurs au siège sont alertés et peuvent trouver rapidement une solution pour le remplacer et garantir l’exécution de ses interventions.

Les tâches administratives telles que la validation des bons d’intervention ont aussi été facilitées par l’application mobile pour techniciens SwingService.

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Analysez la productivité des techniciens

Statistiques et outils décisionnels

A la fin de la journée, les temps réalisés par chaque technicien sont détaillés sur le planning : temps de trajet lors de la prise en charge d’une intervention, temps d’intervention, temps de pauses, …  

Depuis la plateforme web de SwingService, les managers peuvent étudier l’efficacité de leurs collaborateurs afin d’apporter des solutions pertinentes à leurs problématiques et de trouver un moyen d’éliminer les blocages.

En plus de la gestion quotidienne et du pilotage, les managers des équipes techniques ont besoin d’analyser les statistiques permettant de mesurer la qualité des services fournis, la productivité des collaborateurs, la rentabilité de l’activité, etc.

Grâce à la plateforme web de SwingService, ils peuvent suivre les chiffres clés qui sont mis à jour en temps réel : nombre d’interventions par technicien ou pour une période donnée, temps d’intervention moyen, services facturés et autres.

Plus d’autonomie sur le terrain

La géolocalisation au service de la productivité

Grâce à la cartographie que SwingService propose, vos techniciens nomades peuvent optimiser leurs circuits de visite. Les frais de transport sont rationalisés et ils gagnent du temps au quotidien.

Notifications

Avec  ce CRM Maintenance, vous obtenez une liste exhaustive des interventions planifiées et à réaliser pour les jours suivants. Des notifications affichent le nombre d’interventions par état.

En cas d’urgence ou de retard, le technicien reçoit des rappels de tâches directement sur son support mobile.

Les intervenants gagnent du temps dans le traitement des tâches administratives et sont capables d’assumer plus d’interventions.

optimisation trajet swingservice
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Mettez fin au rework

Dématérialiser ses documents

Remplacer la version papier de vos contrats, bons d’intervention et factures vous permet d’exploiter ces documents à distance et à tout moment. Vous pouvez apporter des modifications en temps réel et les transmettre au siège en quelques clics. Ainsi les pièces peuvent être traitées dans les meilleurs délais et envoyées automatiquement au client.

Saisie des notes de frais

SwingService offre la possibilité de saisir les notes de frais depuis son mobile, sa tablette ou son PC portable. Les techniciens peuvent prendre le justificatif de paiement en photo, l’attacher et l’envoyer à leur manager pour validation.

Calcul des temps

Toujours pour simplifier la vie quotidienne des techniciens nomades et pour améliorer leur productivité, cette application de gestion permet de saisir facilement et rapidement les différents temps passés. Tous les temps de la journée sont calculés et enregistrés dans le système pour permettre aux managers de suivre l’efficacité de chaque technicien.

Des échanges simplifiés

Déclaration d’incidents et mise à jour des données en ligne

Votre boîte email et votre standard sont submergés ? SwingService offre à vos clients un portail sécurisé et ouvert 24h/24h – 7j/7 pour signaler et suivre leurs incidents.

Vos clients ont un accès direct à leurs dossiers (coordonnées, contrats, parc équipement, liste d’interlocuteurs) et mettre à jour leur informations à tout moment. Vos données clients sont ainsi mises à jour et enrichies sans intervention de votre part.

Entièrement intégré à votre logiciel de gestion d’interventions SwingService et à votre ERP, cette plateforme simplifie le traitement des demandes. Vos équipes gagnent en réactivité et vos clients en satisfaction.

portail client swingservice

Plus de visibilité et de transparence

Donnez à vos clients accès à leur dossier technique

Le portail client SwingService permet à vos clients de consulter :

  • leurs contrats de maintenance,
  • les garanties qui couvrent leurs équipements,
  • l’état de traitement des interventions,
  • l’historique d’interventions et les interventions planifiées,
  • les opérations récurrentes,
  • le parc d’équipements,
  • les bons d’intervention,
  • etc.

Gestion des comptes utilisateurs

Ouvrir ou gérer un compte utilisateur est simple ! L’administration se fait directement depuis le CRM maintenance SwingService : ouverture du compte, modification des droits, accès aux données, etc.

Il existe trois niveaux d’accès :

  • gestionnaire du compte client,
  • simple lecteur,
  • responsable du suivi et de la création des demandes.